第三者保守もひとつの手？システム保守のコスト削減方法とは？

システム保守のコストはなぜ高い？内訳と高騰する原因

そもそもシステム保守とは？

システム保守とは、企業活動に不可欠な情報システムが、常に問題なく安定して動き続けるように支える業務全般を指します。単に機器が故障しないか見守るだけの「維持管理」ではありません。実際には、プログラムの不具合を修正したり、サーバーやネットワークに障害が発生した際に迅速に復旧させたりする重要な役割を担っています。

また、巧妙化するサイバー攻撃への対策、OSのアップデート対応、利用者からの問い合わせ対応も含まれます。市場の変化や新しいビジネス要件に合わせてシステムの一部を改善したり、より効率的に動くように最適化したりすることも求められるでしょう。

このようにシステム保守はビジネスの土台を支える、なくてはならない活動といえます。

システム保守にかかるコストの内訳

システム保守の費用は、主に以下の4つの要素から成り立っています。自社のコストがどの項目にどれだけかかっているかを把握することが、削減への第一歩です。

• 人件費：
  保守業務を担当する社内エンジニアや情報システム部員にかかる費用です。毎月の給与だけでなく、最新技術を習得するための研修費用や資格取得の支援費用なども含まれます。
• ハードウェア・ソフトウェア保守費用：
  サーバーやネットワーク機器のメーカー、あるいはソフトウェアの開発元（ベンダー）に支払う費用です。製品の保険料のようなもので、万が一の故障時に修理や部品交換、あるいは技術的なサポートを受けるために必要となります。
• ライセンス費用：
  特定のソフトウェアを継続して利用するために必要な費用です。月額や年額で定期的に支払いが発生します。
• 外部委託費：
  保守業務の全部または一部を、自社で行わずに外部の専門会社に任せている場合に支払う費用です。契約内容に応じて、月々の固定費として計上されます。

コストが高騰してしまう主な原因

システム保守のコストが気づかぬうちに高騰する主な要因の一つが「システムの複雑化・老朽化」です。長年の機能追加や改修で内部構造が複雑化し、全体の把握が難しくなります。特に「レガシーシステム」と呼ばれる古い基盤ではドキュメント不足や技術者の減少により、わずかな修正にも多くの時間と費用がかかります。

特定の担当者に依存する「属人化」も大きな問題のひとつです。不在時のトラブル対応が遅れ、最悪の場合は業務停止に直結します。また、特定メーカーに依存する「ベンダーロックイン」に陥ると他社製品への移行が難しく、価格交渉でも不利になりがちです。加えて、実際の利用に見合わない「過剰な保守契約」を維持しているケースも少なくありません。

システム保守のコストを削減する7つの方法

現状の見直しから始めるコスト削減

保守範囲・契約内容の見直し

コスト削減の第一歩は、現在の保守契約を丁寧に見直すことです。契約書に記載されたサービス範囲やサポートレベルが、実際の業務に合っているか確認しましょう。たとえば「24時間365日のオンサイト対応」という手厚い契約でも、障害発生頻度や影響度を分析すると、平日業務時間内のリモート対応で十分な場合もあります。

また、定期レポートやコンサルティングなど、利用していないオプションに費用を払い続けているケースも少なくありません。自社の状況に合わせて契約項目を棚卸しし、不要なサービスを削除したり、サービスレベルを調整したりするだけで、月々の固定費を確実に削減できます。

業務プロセスの標準化・効率化

保守業務の進め方を見直すことも、コスト削減に直結します。

特に、担当者の経験や勘に依存する「属人化」した業務は、非効率の要因になりやすいです。この問題を解決するには、誰が担当しても同じ品質で作業できるように、業務手順をマニュアルとして文書化することが不可欠です。障害発生時の対応フローや定期的なメンテナンス手順を明確にすることで、作業時間の短縮やヒューマンエラー防止につながります。

さらに、バックアップやサーバー監視、レポート作成といった定型業務は、RPA（Robotic Process Automation）などのツールで自動化することも有効です。自動化によって人手が不要になる作業を増やせば、担当者はより専門性の高い業務に集中でき、組織全体の生産性向上にもつながります。

システムのスリム化・最適化

社内システムを全体的に見直し、本当に必要なものだけを維持する「スリム化」も効果的なコスト削減策です。

長年の運用で部署やプロジェクトごとに導入されたシステムの中には、現在ほとんど利用されていないのにサーバーやライセンス費用だけを払い続けている例も少なくありません。まずは利用状況を調査し、使用頻度の低いシステムや他で代替できるものは、廃止や統合を検討しましょう。

システムを整理することで、サーバー維持費やライセンス費用といった直接コストを削減できるだけでなく、運用管理にかかる業務負担を減らし、人件費の削減にもつながります。定期的な棚卸しは健全なIT環境を保つうえで欠かせません。

外部サービスの活用で抜本的に削減

クラウドサービスへの移行

自社にサーバーやネットワーク機器を設置して運用する「オンプレミス」環境から、インターネット経由で利用する「クラウド」へ移行することは、保守コストを大幅に削減できる有力な手段です。

クラウドを活用すれば、高価なハードウェアを自社で購入する必要がなくなり、初期投資を抑えられます。さらに、ハードウェアの維持管理や故障対応、データセンターの賃料や電気代も不要になるため、運用面の負担も軽減できます。

クラウドにはIaaS・PaaS・SaaSといった形態があり、必要に応じてリソースを柔軟に増減できる点も大きなメリットです。ただし、既存システムとの連携やデータ移行には専門知識が必要なため、計画的な移行が不可欠です。

アウトソーシング（外部委託）の活用

システム保守を専門知識と経験を持つ外部企業に委託する「アウトソーシング」も、有効なコスト削減策です。専門性の高い人材を自社で雇用・育成するには多大なコストと時間がかかりますが、アウトソーシングを活用すればその負担をなくし、専門家による高品質な保守サービスを安定して受けられます。

また、外部の専門家は、多様なシステムの保守経験から得た知見を持っているため、自社だけでは気づけなかったような運用上の問題点を発見し、改善策を提案してくれることも期待できるでしょう。

保守業務を委託すれば、社内担当者は日常的な運用管理から解放され、成長につながる新システムの企画・開発など戦略的な「コア業務」に注力できます。

第三者保守への切り替え

通常、サーバーなどのハードウェアは、購入したメーカーによる保守サポートを受けるのが一般的です。しかし、メーカーが定める保守期間（EOSL：End of Service Life）が終了すると、そのサポートは受けられなくなってしまいます。まだ十分に使える機器であっても、保守が切れることを理由に高価なシステム更改を余儀なくされるケースは少なくありません。

そこで有効な選択肢となるのが「第三者保守」です。これは、メーカー以外の独立した専門業者が、メーカーに代わって保守サービスを提供するものです。第三者保守の最大のメリットは、メーカーによる保守と比較して、費用を大幅に削減できる点にあります。

機器を延命利用できるため、システムのリプレース時期を自社のタイミングで柔軟に計画できるようになり、IT投資の最適化にもつながります。限られた予算でも安定稼働を目指せるため、第三者保守は注目されるコスト削減策の一つです。

オフショア開発の活用

「オフショア開発」とは、人件費の安い海外企業や現地法人にシステム開発や保守を委託する手法です。ベトナム・フィリピン・インドなどのIT人材を活用すれば、日本国内で委託する場合と比べて人件費を大幅に抑えられます。特に、24時間体制の監視や大量データ入力といった人員を多く必要とする業務では、大きなコストメリットがあります。

ただし、言語や文化、商習慣の違いにより意思疎通が難しく、仕様認識にズレが生じる恐れもあります。日本との時差でリアルタイム連携が難しい場合や、品質基準の差異にも注意が必要です。成功のためには、委託先を慎重に選び、明確なルールと緊密な連携体制を整えることが欠かせません。

コスト削減を進める上での注意点

システム保守のコスト削減に取り組む際には、いくつかの重要な注意点があります。費用を抑えることばかりに目を向けてしまうと、かえって大きな問題を引き起こしかねません。特に以下の3つのポイントは、必ず押さえておきましょう。

1. 品質の低下を招かないか

安さだけを基準に委託先を選ぶことは危険です。安価なサービスは、専門知識を持つ技術者が不足していたり、サポート体制が不十分だったりする可能性があります。その結果、障害発生時の対応が遅れ、ビジネスに深刻な影響を与えてしまうリスクがないか、サービスレベルが自社の要求を満たしているかを慎重に見極める必要があります。

2. セキュリティリスクを軽視していないか

保守業務では、企業の機密情報や個人情報にアクセスする機会も少なくありません。外部に業務を委託する際は、その企業が信頼できるセキュリティ体制を構築しているか、国際的な認証（ISMS認証など）を取得しているかなどを事前にしっかりと確認することが不可欠です。契約時には、情報の取り扱いやインシデント発生時の責任の範囲を明確に定めておくべきでしょう。

3. 長期的な視点を持っているか

目先のコスト削減が、将来的にシステムの不安定化や大規模なトラブルを招き、結果としてより大きな損失につながることもあります。短期的な費用だけでなく、将来にわたる運用コストやリスクまで含めた「総所有コスト（TCO）」の観点から、本当に企業のためになる選択なのかを判断することが求められます。

まとめ

システム保守コストの高騰には、老朽化や属人化といった根深い要因があります。しかし、適切な手順を踏めば削減は十分に可能です。まずは契約内容の見直しや業務プロセスの効率化など、自社ですぐ取り組める方法から始めましょう。

さらに効果を求める場合は、クラウド移行やアウトソーシング、メーカー保守終了後の第三者保守など抜本的な改革も検討してみましょう。重要なのは、自社の状況や事業計画に合わせてこれらを最適に組み合わせることです。コスト削減と品質維持の両立を意識し、計画的に保守体制を見直すことが持続可能な運用の鍵となります。

当サイトではとくに第三者保守サービスを提供している会社についての情報をまとめていますので、コスト削減を考えている担当者の方はぜひ参考にしてみてください。