ひとり情シスへの対策とは？解決策としての第三者保守

「会社のIT担当が1人しかいない」「他の仕事と兼任している」。こうした状況は「ひとり情シス」と呼ばれ、多くの中小企業で見られます。

担当者の方は、日々寄せられる問い合わせやトラブル対応に追われ、本来やるべき業務改善や新しい技術の導入になかなか手が回らない、という悩みを抱えているかもしれません。

この記事では、ひとり情シスが直面する深刻な課題と、その負担を軽減するための具体的な対策を解説します。

【課題編】あなたの会社は大丈夫？「ひとり情シス」が抱える深刻なリスク

ひとり情シス体制は、一見すると人件費が抑えられているように見えるかもしれません。しかし、その裏では企業の成長を妨げる可能性のある、大きなリスクが潜んでいます。

ひとり情シスとは？その業務実態

「ひとり情シス」とは、文字通り、企業の情報システム部門（情シス）を1人、あるいは他の業務と兼任しながら1人で担当している状態を指します。

その業務範囲は非常に広く、「会社のITなんでも屋さん」と言える状態になりがちです。

• 社員からのPC操作の問い合わせ対応（ヘルプデスク）
• サーバーやネットワークの管理・運用（インフラ保守）
• ウイルス対策や情報漏洩対策（セキュリティ）
• 新入社員用のPC準備（キッティング）
• 新しいシステムの企画や導入
• 外部のIT業者との調整（ベンダーコントロール）

これらすべてを1人でこなすのは、困難であることは想像に難くありません。

放置は危険！ひとり情シスが陥る「負のスパイラル」

この状態を「仕方ない」と放置してしまうと、担当者個人の問題だけでなく、会社全体の経営リスクへと発展していきます。

止められない業務過多と深刻な「属人化」

業務が1人に集中すると、作業の手順やトラブルの対処法がその担当者の頭の中にしか残りません。これが「属人化」です。

マニュアルが整備される時間もなく、業務はどんどん「ブラックボックス化（中身が見えない状態）」していきます。もし担当者が不在になったら、他の誰も対応できないという事態に陥るでしょう。

セキュリティインシデントへの対応遅れ

日々の問い合わせやトラブル対応に追われていると、最新のウイルス情報やセキュリティ対策ソフトの更新といった、重要ですが緊急に見えない業務が後回しにされがちです。

万が一、サイバー攻撃や情報漏洩（インシデント）が発生した際、1人では迅速な対応が難しく、被害が拡大してしまう恐れがあります。

スキルアップの停滞と知識の陳腐化

ITの世界は日進月歩で、新しい技術が次々と生まれています。しかし、目の前の業務に追われるひとり情シス担当者には、新しい技術や知識を学ぶ時間的な余裕がありません。

結果として、担当者の知識が古いまま更新されず（陳腐化）、会社全体のIT活用が市場の変化から取り残されてしまう原因となります。

攻めのIT戦略（DX）の停滞

本来、IT部門には、業務を効率化する新しいシステムを導入したり、データを活用して経営戦略をサポートしたりする「攻めのIT」の役割が期待されています。

しかし、PCの不具合対応やサーバーの監視といった「守りのIT」に忙殺されていては、DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進といった未来への投資に着手できません。これが企業の競争力低下にもつながっていきます。

担当者の疲弊と「突然の離職」リスク

最も深刻なリスクは、担当者の「突然の離職」です。

過度な業務負担と、いつトラブルが起きるか分からないプレッシャーは、担当者の心身を疲弊させます。やりがいを感じられず、モチベーションが低下した結果、ある日突然、離職を告げられるかもしれません。

業務が属人化している場合、その担当者がいなくなった瞬間に、会社のITシステム全体が停止してしまう可能性すらあるのです。

【対策編】ひとり情シスの負担を軽減する具体的な方法

ひとり情シスが抱える問題を解決し、負担を軽くするためにはどうすれば良いでしょうか。3つのステップで具体的な対策を紹介します。

対策1：業務の「可視化」と「標準化」

まず最初に取り組むべきは、現状を正しく把握することです。「何にどれだけ時間がかかっているか」をはっきりさせましょう。

業務の棚卸しと優先順位付け

現在、情シスとして対応している業務をすべて書き出してみる「業務の棚卸し」を行います。

そして、書き出した業務を「重要度（必ずやるべきか）」と「緊急度（今すぐやるべきか）」の2つの軸で分類し、優先順位をつけていきます。これにより、本当に重要な業務に集中するための土台ができます。

マニュアル整備とナレッジの共有

属人化を防ぐために、業務の手順を簡単なものでも良いのでマニュアル（手順書）に残すことが大切です。

「このトラブルが起きたらこう対処する」「PCの初期設定はこの手順で行う」といった情報を、社内の誰もが見られる共有フォルダや情報共有ツール（ナレッジベース）に保存していきましょう。

対策2：ITツールの導入による自動化・効率化

人手に頼っている作業を、便利なITツールに任せて自動化・効率化するアプローチです。

ヘルプデスク業務の効率化（チャットボット・FAQシステム）

「パスワードを忘れた」「プリンターが動かない」といった、よくある問い合わせは、その対応方法をまとめた社内向けのFAQサイトを作ることで、社員自身に解決してもらう（セルフサービス化）ことができます。

また、「チャットボット」という自動応答プログラムを導入すれば、簡単な質問には24時間自動で回答してくれるようになります。

定型業務の自動化（RPA・IT資産管理ツール）

PCの初期設定（キッティング）や、社員の入退社に伴うアカウント管理、社内のPCやソフトを管理する資産台帳の更新といった定型業務は、RPA（ロボットによる業務自動化）やIT資産管理ツールといった専門の道具で自動化が可能です。

クラウドサービス（SaaS/IaaS）の積極的な活用

もし、まだ自社でサーバーなどの機器を管理（オンプレミス）しているのであれば、それらを「クラウドサービス」に移行することを検討しましょう。

クラウドとは、インターネット経由で必要なIT機能を利用する仕組みです。これを利用すれば、物理的な機器の管理やOSのアップデートといった、インフラの運用にかかる負荷を大幅に減らせます。

対策3：「ノンコア業務」のアウトソーシング（外部委託）

可視化し、自動化しても残ってしまう業務、特に自社でなくてもできる業務は、外部の専門家に任せる（アウトソーシング）という考えも有効です。

「コア業務」と「ノンコア業務」の切り分け

業務を、「自社の強みや戦略に関わる、自社でしかできない業務（コア業務）」と、「定型的で、外部に任せられる業務（ノンコア業務）」に切り分けます。

ひとり情シス担当者は、会社の将来につながる「コア業務」（例：新しいシステムの企画）に集中すべきです。

どこを委託するか？（ヘルプデスク・保守・運用）

アウトソーシングの対象として一般的なのは、ヘルプデスク対応やPCキッティングです。

そして、ひとり情シスの負担の中でも特に重く、専門知識も必要なのが「ITインフラの運用・保守」（サーバーやネットワークの監視、障害対応）です。この部分を外部に委託することが、負担軽減の大きな鍵となります。

【解決策】なぜ「第三者保守」が"ひとり情シス"の救世主になるのか

対策の3つ目で挙げたアウトソーシングの中でも、特にひとり情シスの負担軽減に直結するのが「ITインフラの保守」を専門家に任せることです。

その選択肢として「第三者保守（TPM）」を紹介します。

第三者保守（TPM）とは？

通常、サーバーやネットワーク機器といったITインフラの保守（メンテナンスや修理）は、それを作ったメーカー（一次保守）が行います。

これに対して「第三者保守（TPM：Third Party Maintenance）」とは、メーカーとは異なる独立した専門企業（サードパーティ）が提供する保守サービスのことです。

メーカー保守と比べて、費用が安価であったり、メーカーのサポートが終了した後でも柔軟に対応してくれたりする特徴があります。

ひとり情シスが第三者保守を活用する4つのメリット

なぜ、この第三者保守がひとり情シスの課題解決に役立つのでしょうか。4つの具体的なメリットを見ていきます。

メリット1：マルチベンダー対応による「保守窓口の一本化」

会社の中には、A社のサーバー、B社のネットワーク機器、C社のストレージ（データ保存場所）といったように、複数のメーカー（ベンダー）の製品が混在していることがよくあります。

障害が起きると、ひとり情シス担当者は「原因はA社とB社のどちらの機器か」を切り分け、それぞれのメーカーに連絡する必要がありました。

第三者保守サービス（マルチベンダー対応）を利用すれば、どのメーカーの機器であっても窓口が一つにまとまります。障害発生時の連絡の手間や、原因究明の負担が大幅に削減されます。

メリット2：EOSL/EOL（保守切れ）機器の延命によるコスト削減

IT機器には、メーカーによるサポートが終了する時期（EOSL/EOL）が設定されています。メーカー保守だけを利用していると、この期限が来たら、まだ使える機器であっても新しいものに買い替える（リプレイス）しかありませんでした。

第三者保守は、このEOSLを迎えた機器も継続して保守できます。これにより「まだ使えるのに買い替える」という慌ただしいリプレイスが不要になり、高額なIT予算の最適化（コスト削減）につながります。

メリット3：機器の障害対応・運用保守業務からの解放

「夜中にサーバーが止まった」「休日にネットワーク障害が発生した」といった緊急事態は、ひとり情シスにとって最大のストレス源です。

第三者保守に障害発生時の駆けつけ対応（オンサイト）や、日々の監視、定期的なメンテナンスを委託できます。これにより、ひとり情シス担当者が夜間や休日の障害対応に縛られる生活から解放されます。

メリット4：創出したリソースを「コア業務」へシフト

インフラの保守・運用という「守りのIT」業務から解放されることで、時間的・精神的な余裕（リソース）が生まれ大きなメリットもあります。

生み出された時間・リソースを、課題編で挙げた「攻めのIT戦略（DX推進）」や「全社的なセキュリティ強化」といった、本来やるべき企業価値を高めるための「コア業務」にシフトさせられるのです。

まとめ：第三者保守で「守りのIT」から「攻めのIT」へ

ひとり情シスは、そのままだと業務過多や属人化といったリスクを抱え、担当者も会社も疲弊してしまいます。

限界を迎えてしまう前に、まずは業務を「見える化」し、ツールで「自動化」すること。そして、専門知識が必要で負担の重いITインフラの保守・運用は、外部に「アウトソーシング」することが賢明な判断と言えるでしょう。

「第三者保守（TPM）」は、コストを抑えつつ保守の窓口を一本化し、担当者を障害対応のプレッシャーから解放する有効な選択肢のひとつです。

守りのIT業務を信頼できるパートナーに任せ、情シスの担当者が「攻めのIT戦略」に集中できる環境を整えていきましょう。

保守の種別やパーツのストックが豊富な
第三者保守サービスの会社3選